우리 아이 생활기록부 출력, 보존, 전출입 처리까지 절차 중심 정리

이 글의 구성

• 1. 생활기록부의 의미와 성격
• 2. 생활기록부의 역할과 기능
• 3. 생활기록부의 관리 기준
• 4. 입력 및 정정 절차
• 5. 주의사항 및 마무리

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1. 생활기록부의 의미와 성격

정의와 법적 지위

학교생활기록부란 학생의 학교생활 전반에 관한 태도, 학습 성장, 인성, 행동 특성 등을 기록하는 종합 성장 보고서입니다. 이는 단순한 성적표가 아닌, 누적된 관찰기록으로 법적으로 인정되는 공문서이자 법정 장부입니다.

기재 원칙

교사는 학생을 상시 관찰하고, 그 결과를 토대로 생활기록부를 객관적이며 공정하게 기재해야 합니다. 이는 상급학교 학생 선발 및 학생지도 자료로 활용됩니다.

2. 생활기록부의 역할과 기능

생활기록부의 3대 핵심 역할

• 학생의 성장기록서
  - 생활기록부는 단순한 성적 기록이 아닌 지적 능력, 사회성, 진로 희망, 인성 발달 등 전인적 성장을 담는 문서입니다.
  - 자율활동, 동아리, 봉사 등 교과 외 활동의 정성적 평가도 중요한 기재 영역입니다.
• 상급학교 진학 자료
  - 중학교→고등학교, 고등학교→대학교 전형 시 입학전형 공식 자료로 사용됩니다.
  - 특히 고교의 경우 학생부종합전형의 핵심 자료로 활용되며, 객관적이고 구체적인 기록이 매우 중요합니다.
• 생활지도 및 상담 도구
  - 진로상담, 생활지도, 행동 지도 시 기초정보로 활용되며,
  - 전담교사 변경 시 또는 전입생 인계 시 필수 자료로 기능합니다.

대입 전형에서의 활용

• 학생부교과전형: 성적 위주의 정량 평가
• 학생부종합전형: 성실성, 주도성, 참여도, 특기사항 등을 종합 평가
• 추천서 없이도 생활기록부 하나만으로 선발하는 대학이 증가 추세

⇒ 따라서 생활기록부는 교육의 결과물이자, 행정문서로서의 책임성을 동시에 갖는 중요한 자료입니다.

행정 기능으로서의 중요성

• 졸업, 폐교, 전학 시 학적 이관 문서로 활용
• 정정, 출력, 보관을 위한 기준 문서
• 교육청 자료요청 및 상급기관 보고용 자료의 기반

3. 생활기록부의 관리 기준

보존 방식

학교생활기록부는 준영구 보존 대상이며, 공공기록물 관리에 관한 법률 및 시행령에 따라 전산 자료로 보관됩니다.

• 전자결재 후 NEIS 시스템에 전산보관
• 졸업 시 출력하여 종이 출력물과 전산자료를 동시에 관리
• 정원 외 학적자(유예, 면제 등)의 기록도 학적 회복 전까지 준하여 보관

비상 상황 대비

재해 등 비상사태에 대비하여 기록물비상관리계획을 수립하여 안전하게 보관합니다.

4. 입력 및 정정 절차

입력 책임과 유의사항

생활기록부의 각 항목은 반드시 입력 책임자(담임 또는 교과 담당)이 객관적 자료를 기반으로 기재해야 합니다.

기재의 근거는 다음과 같은 실제 자료를 활용해야 하며, 주관적인 판단이나 감정은 배제해야 합니다.

• 학생 관찰기록지
• 상담일지 및 행동특성 기록
• 학습 결과 평가표
• 수업 중 교사 소견

입력 시 주의할 표현 예시

잘못된 표현	바람직한 표현
정신적으로 불안정한 상태로 보임	상시 불안감을 호소하며 상담이 필요함
학업에 전혀 흥미가 없음	학습 참여도는 낮으나 관심을 유도하면 호응함

입력 전 3단계 점검

• 객관적인 기록을 기반으로 작성했는가?
• 인권 침해 우려 표현이 없는가?
• 기재자 본인의 책임 하에 작성되었는가?

정정 절차

정정은 당해 학년도에 한해 가능하며, 아래의 요건을 모두 충족해야 이전 연도 정정이 가능합니다.

1. 기록 연도에 해당하는 객관적 증거자료가 있어야 함
2. 입력자가 직접 작성한 문서여야 함
3. 학업성적관리위원회 심의 통과

정정 가능/불가 항목 예시

• 정정 가능: 수상경력, 봉사시간, 출결사항, 성적 오류
• 정정 불가: 담임 의견, 행동특성, 학생 평가 소견 등 주관적 항목

정정 처리 절차 (예시)

1. 교사가 정정 신청서 작성
2. 증빙자료 제출 (원본 또는 사본)
3. 학업성적관리위원회 심의 및 회의록 작성
4. 학교장 승인 후 NEIS 시스템 입력
5. 정정 완료 후 ‘정정일자’ 기록 및 출력물 보관

※ 정정은 반드시 이력 로그가 남아야 하며, 출력본과 전산기록을 함께 보관해야 합니다.

5. 주의사항 및 마무리

생활기록부는 학생 개개인의 교육적 성장을 기록하는 핵심 자료이자, 법적 효력을 지닌 공공기록물입니다. 따라서,

• 기재 시 객관성과 공정성 확보가 중요하며,
• 개인정보 보호와 보안 관리도 철저해야 합니다.
• 정정은 신중하게 처리해야 하며 기록자의 책임이 큽니다.